Die Schaltzentrale der Terminal 3-Baustelle
Terminal 3 im Blick

Ein Großprojekt wie den Bau von Terminal 3 effizient zu steuern, ist ohne eine gut aufgestellte kaufmännische Abteilung unmöglich. Sie sorgt dafür, dass Planungs- und Bauleistungen eingekauft werden, schließt die Verträge und kontrolliert den gesamten Rechnungsablauf. Und das ist noch längst nicht alles.

Was die Beschäftigten unserer kaufmännischen Abteilungen tagtäglich leisten, ist beeindruckend: Ihre Arbeit ermöglicht den reibungslosen Ablauf auf der T3-Baustelle von der Ausschreibung bis zur Abwicklung. Diese gesamten Prozesse werden von Beginn an digital durchgeführt. Es macht mich stolz, dass wir damit Maßstäbe setzen.

Stephanie Pudwitz, Geschäftsführerin Fraport Ausbau Süd

Zahlen und Fakten im kaufmännischen Bereich der Fraport Ausbau Süd GmbH (FAS)

Die kaufmännische Abteilung der FAS, die für den Bau von Terminal 3 zuständig ist, besteht aus den drei Bereichen Einkauf und Vergabe, Controlling sowie Vertrags- und Claimmanagement. Zahlen und riesige Mengen an Informationen prägen hier das Tagesgeschäft. So umfasst das Terminal 3-Projekt bisher insgesamt etwa 1,2 Millionen digitale Dokumente. Darunter sind unter anderem 850.000 Baupläne und technische Zeichnungen. Dazu kommen 350.000 kaufmännische Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen oder Vertragsunterlagen.

Das A und O für richtige Entscheidung

Beim Bau von Terminal 3 herrschen Transparenz und ein optimaler Informationsfluss. Denn Komplikationen auf der Baustelle können nur gelöst werden, wenn alle Beteiligten frühzeitig davon erfahren. Nur dann kann die kaufmännische Abteilung rechtliche und finanzielle Überlegungen in die Entscheidung miteinfließen lassen und nur so kann das Controlling verlässliche Prognosen für die weitere Kostenentwicklung abgeben.

Teamwork für den Erfolg

Mindestens einmal die Woche besprechen Verantwortliche aus den Bereichen Einkauf/Vergabe, Vertrags- und Claimmanagement, Controlling sowie die Projektleitung die aktuellen Entwicklungen. Wie steht es um die Vergaben? Benötigen die bereits laufenden Bauprojekte Anpassungen? Bei diesen und vielen weiteren Fragen sprechen sich die Verantwortlichen eng ab. Teamwork ist hierbei von großer Bedeutung. So ist sichergestellt, dass alle Aspekte – technische, rechtliche, finanzielle – gleichermaßen berücksichtigt werden.

Die richtige Firma für die richtige Aufgabe finden: Einkauf und Vergabe

15 Beschäftigte kümmern sich tagtäglich bei der FAS darum, die geeigneten Auftragnehmer für die vielfältigen Aufgaben beim Bau von Terminal 3 zu finden. Dabei hilft der Blick in das Vergabehandbuch, das mit 50 Seiten und insgesamt 175 Anlagen die Basis für die Auswahl bildet. Bisher wurden rund 900 Aufträge vergeben, etwa die Hälfte davon an Firmen im Umkreis von etwa 150 Kilometern rund um Frankfurt am Main – gut für den Flughafen, gut für die Region!

Nicht jede Firma ist geeignet

Um überhaupt beim Vergabeprozess berücksichtigt zu werden, muss eine Firma zunächst Mindestkriterien erfüllen. Diese wirtschaftlichen und technischen Voraussetzungen der interessierten Unternehmen werden im Vorfeld des Vergabeprozesses überprüft. Beträgt das Auftragsvolumen zum Beispiel ca. 2 Mio. Euro in zwei Jahren, dann sollte die Firma in etwa diesen Betrag als Jahresumsatz aufweisen. Sind die Eignungskriterien erbracht, kann der Betrieb ein Angebot abgeben.

Eine Ausschreibung entsteht

Die Ausschreibungen enthalten alle Leistungen, die für den Bau erbracht werden müssen. Hier stehen vor allem technische Daten im Fokus. Erstellt werden sie von Planern, die dabei von den Projektleitern betreut werden; anschließend prüft der Projektsteuerer die Ausschreibung. Gleichzeitig kontrollieren die kaufmännischen Abteilungen sie jeweils auf ihre Belange. Sprich: ist der finanzielle Rahmen angemessen, ist die Ausschreibung neutral formuliert, ist sie rechtlich sicher? Sind alle Kriterien erfüllt, schreibt die Abteilung Einkauf/Vergabe die Aufträge für die einzelnen Bauwerke europaweit aus.

Am meisten gefällt mir die Komplexität des Projektes: die vielen Vergaben in einem bestimmten Zeitraum unter Einhaltung aller vergaberechtlichen und Wettbewerb generierenden Bedingungen. Das ist eine Riesenherausforderung und das ist auch das, was Spaß macht.

Thorsten Brunn, Abteilungsleiter Einkauf und Vergabe

Das A und O bei der Vergabe sind der Austausch, die Netzwerke, die Bekanntmachung und natürlich die Transparenz der Vergabe. Das führt dazu, dass die Firmen uns vertrauen.

Thorsten Brunn, Abteilungsleiter Einkauf und Vergabe

Zahlen, Zahlen, Zahlen: das Controlling

Im Controlling-Bereich der FAS kümmert sich ein starkes Team um das Projektcontrolling, das Aufgaben umfasst wie zum Beispiel Mittelbedarfs- und Mittelabflussplanung, Abweichungsanalysen, Projektstrukturierung, Risikomanagement, Abrechnung und Rechnungsprüfung.

Eine besondere Herausforderung beim Controlling für ein solches Riesenprojekt ist die Informationsfülle, bzw. es zu schaffen, stets alle verfügbaren Informationen verarbeitet und berücksichtigt zu haben, denn nur dann kann ich verlässliche Prognosen abgeben.

Leo Hansen, Abteilungsleiter Controlling

Mit Recht! Das Vertrags- und Claimmanagement

Die fünf Mitarbeitenden des Bereichs Vertrags- und Claimmanagement kümmern sich um die Vertragsausarbeitung und Prüfung und deren rechtssichere Handhabung, ebenso wie um die Nachforderungen der Auftragnehmer. Sind entsprechende Wünsche vertraglich begründet? Wo muss nachverhandelt werden? Es ist leicht vorstellbar, dass hier viel schriftlich festgehalten werden muss. So entstehen im Schnitt über einhundert vertragsrelevante Schreiben pro Woche, die den vielen Einzelprozessen digital zugeordnet werden. Gut, dass die FAS auf ein papierloses Büro setzt!

Kleine Auftragspakete reduzieren die Gesamtkosten

Terminal 3 setzt sich aus vielen einzelnen Bauwerken zusammen (das Terminal-Hauptgebäude, drei Flugsteige, das Parkhaus, die Sky Line-Bahn usw.), für deren Bau die unterschiedlichsten Gewerke benötigt werden. Die Aufträge dafür werden einzeln nach Bauwerk und Handwerk an mehrere Firmen vergeben. Das heißt die Auftragspakete betreffen immer nur ein bestimmtes Bauwerk, zum Beispiel den Vorfeldkontrollturm und ein bestimmtes Gewerk, das für dieses Bauwerk benötigt wird. Diese Vergabe-Strategie führt zu kleineren Auftragspaketen und geringeren Gesamtkosten.

Das Vergabe-Handbuch schafft Sicherheit

Bei ca. 900 Vergaben und Verträgen sowie jährlich etwa 2.000 Rechnungen und 100.000 rechtlich relevanten Schreiben war schnell klar: Das ist nur mit Vorlagen und Standardwerken zu schaffen. Deshalb haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der kaufmännischen Abteilungen Standards für alle geschaffen. Sie werden regelmäßig aktualisiert und an rechtliche und politische Vorgaben (z. B. an das neue Lieferkettengesetz oder die Russlandsanktionen) angepasst. Dieser Standard-Koffer mündete in einem Vergabe-Handbuch, um Compliance- sowie Vergabe- und Vertragssicherheit zu garantieren.

Beim Abschluss von Vereinbarungen ist es wichtig, dass alle Belange berücksichtigt werden. Die Herausforderung in meinem Bereich ist es, diese Belange aller Beteiligten in Vereinbarungen zu regeln und dabei sowohl die technischen als auch die kaufmännischen Interessen so zusammenzuführen, dass die Ziele der Baustelle erreicht werden, ohne dabei den fairen und partnerschaftlichen Umgang mit unseren Auftragnehmern aus den Augen zu verlieren.

Benjamin Harr, Abteilungsleiter Vertrags- und Claimmanagement

Alle, die hier im Projekt arbeiten, haben ihren Verdienst daran, dass es so gut läuft. Die Grundmentalität der Menschen, die hier arbeiten, ist privatwirtschaftlich: Ich habe ein Ziel, ich arbeite mit anderen zusammen, wie erreiche ich dieses Ziel?

Benjamin Harr, Abteilungsleiter Vertrags- und Claimmanagement